Envoyer facture proforma ou définitive?
Votre client vous demande « une proforma ». Sa banque en veut une pour son crédit. Votre fournisseur étranger vous en envoie une avant l’expédition. Et vous, au moment de facturer, vous vous demandez : est-ce que ce document compte ? Faut-il y mettre la TVA ? Et quand envoyer la « vraie » facture ?
La réponse tient en une phrase : la facture proforma est une offre, la facture définitive est une obligation légale. La première annonce une vente. La seconde la constate, et c’est elle seule que la loi algérienne, le fisc et votre comptable reconnaissent.
C’est quoi une facture proforma ?
Une facture proforma (ou « pro forma », du latin « pour la forme ») est un document commercial envoyé avant la vente. Elle a l’apparence d’une facture : vos coordonnées, celles du client, les produits ou services, les quantités, les prix, la TVA éventuelle et le total.
Mais elle ne constate aucune vente. Elle dit au client : « voici ce que vous paierez si vous confirmez ».
Bon à savoir : le mot « proforma » n’apparaît dans aucun des textes algériens qui encadrent la facturation. Nous avons vérifié la loi n° 04-02 sur les pratiques commerciales, la loi n° 10-06 qui l’a modifiée et le décret exécutif n° 05-468 sur la facture. La proforma est un usage commercial, pas un document réglementé. Aucune mention n’est donc obligatoire, mais elle doit être claire.
Ce que nous vous conseillons d’y faire figurer :
- Le titre « Facture proforma », bien visible, pour éviter toute confusion avec une facture.
- Une numérotation à part (par exemple PF-2026-001), distincte de vos factures.
- Une durée de validité de l’offre (15 jours, 30 jours…).
- Les conditions : délai de livraison, mode de paiement, acompte éventuel.
- Les mêmes informations qu’une facture : RC, NIF, NIS, prix HT, TVA, TTC. La banque ou la douane de votre client les vérifiera.
C’est quoi une facture définitive ?
La facture définitive, c’est la facture tout court. On l’appelle aussi facture commerciale ou facture finale. Le terme « définitive » sert seulement à la distinguer de la proforma.
Et elle, la loi l’encadre de près :
- Elle est obligatoire pour toute vente de biens ou prestation de services entre agents économiques (loi n° 04-02, article 10, modifié par la loi n° 10-06).
- Elle a des mentions imposées : vendeur, acheteur, RC, NIS, date et numéro d’ordre, désignation, prix unitaire HT, taxes, total TTC en chiffres et en lettres, mode de paiement et date de règlement (décret exécutif n° 05-468, article 3).
- Elle porte le cachet humide et la signature du vendeur (article 4 du même décret).
- Elle est tirée d’un facturier : une série ininterrompue et chronologique, sur papier ou par procédé informatique. Une facture annulée garde son numéro et porte la mention « facture annulée » en diagonale (article 10).
Attention : le vendeur est tenu de la délivrer, et l’acheteur est tenu de la réclamer (loi n° 04-02, article 10). Les deux sont donc responsables.
Bon à savoir : vos factures font partie des documents qui permettent de vérifier vos opérations. Vous devez les conserver 10 ans (Code de commerce, articles 9 et 12). Le même article 12 impose de garder 10 ans vos correspondances reçues et envoyées. Par prudence, archivez donc aussi vos proformas.
Facture proforma et facture définitive :
| Facture proforma | Facture définitive | |
|---|---|---|
| Rôle | Proposer un prix, annoncer une vente | Constater une vente réalisée |
| Moment | Avant la commande ou avant la livraison | Dès la livraison ou la fin de la prestation |
| Obligatoire ? | Non, c’est un usage commercial | Oui (loi n° 04-02, art. 10) |
| Mentions | Libres (mais soyez complet) | Imposées (décret n° 05-468, art. 3) |
| Numérotation | Série à part, conseillée | Série continue et chronologique, obligatoire |
| Valeur juridique | Offre de prix | Preuve de la vente et de la créance |
| TVA | Indicative, aucune TVA due | Mentionnée selon les règles du CTCA |
| Comptabilité | Non enregistrée | Enregistrée (ventes, achats, TVA) |
| Paiement | Peut servir à demander un acompte | Fixe l’échéance du solde |
Quand envoyer une facture proforma ?
La proforma intervient avant la vente. Voici les cas où elle est utile, voire indispensable.
1. Votre client a besoin d’un financement
Crédit bancaire, leasing, dossier de soutien à l’investissement : l’organisme financeur veut connaître le prix exact du bien avant de débloquer les fonds. En pratique, les banques demandent une facture proforma du fournisseur pour l’équipement financé. C’est souvent le cas pour un véhicule, une machine ou de l’électroménager acheté à crédit.
Bon à savoir : la liste des pièces varie selon la banque et le dispositif. Demandez toujours la liste à jour à l’organisme avant de préparer votre proforma.
2. Vous importez (ou vous exportez)
En Algérie, toute importation ou exportation de biens ou de services doit être domiciliée auprès d’une banque agréée (règlement de la Banque d’Algérie n° 07-01, article 29). Et la domiciliation se fait avant tout paiement ou dédouanement, en général sur la base d’une facture proforma ou d’un contrat du fournisseur étranger.
À l’arrivée de la marchandise, c’est la facture commerciale définitive qui sert au dédouanement et à l’apurement du dossier de domiciliation.
Attention : les délais de traitement bancaire peuvent prendre plusieurs jours. Demandez une proforma signée et cachetée à votre fournisseur bien avant l’expédition, et vérifiez les exigences actuelles avec votre banque.
3. Votre client doit faire valider l’achat en interne
Une entreprise ou une administration a souvent besoin d’un document chiffré pour engager la dépense : bon de commande, visa de la direction, comparaison de plusieurs offres. La proforma joue ce rôle.
4. Vous voulez un acompte avant de commencer
Vous fabriquez sur mesure, vous commandez de la marchandise, vous bloquez un planning ? La proforma permet de demander un acompte sur une base claire, avant d’engager vos frais.
Quand envoyer la facture définitive ?
Dès que la vente ou la prestation est réalisée. C’est la règle : la facture « est délivrée dès la réalisation de la vente ou de la prestation de services » (loi n° 04-02, article 10 ; décret n° 05-468, article 2).
Concrètement :
- Vente de marchandises : à la livraison.
- Prestation de services : à la fin de la mission, ou à chaque étape si le contrat prévoit une facturation par étapes.
- Livraisons répétées au même client : vous pouvez être autorisé à utiliser des bons de livraison, puis à établir une facture récapitulative à la fin de chaque mois (décret n° 05-468, articles 14 à 17). Cette autorisation est accordée par l’administration du commerce.
Attention : une vente réalisée sans facture, c’est un défaut de facturation. L’amende est égale à 80 % du montant qui aurait dû être facturé (loi n° 04-02, article 33). Une facture établie mais incomplète est une facture non conforme : amende de 10 000 à 50 000 DA (article 34). Envoyer une proforma ne vous protège pas : elle ne remplace jamais la facture.
Proforma, devis, facture d’acompte : ne les confondez pas
Trois documents sont souvent mélangés avec la proforma.
Le devis. Comme la proforma, c’est une offre de prix avant la vente. La différence est surtout d’usage. Le devis sert à chiffrer un travail (souvent une prestation sur mesure) et le client le signe pour accepter. La proforma reprend la présentation d’une facture et sert à préparer un paiement, un financement ou une importation. Le client qui accepte un devis vous le renvoie signé. Celui qui a besoin d’une proforma l’utilise pour sa banque, sa douane ou son service achats.
Le bon de commande. C’est le client qui l’émet. Il confirme qu’il achète, aux conditions de votre devis ou de votre proforma.
La facture d’acompte. Elle constate un paiement partiel reçu avant la livraison. Contrairement à la proforma, elle correspond à une somme réellement encaissée. Pour une prestation de services, cet encaissement a une conséquence fiscale immédiate (voir la section suivante).
Bon à savoir : l’ordre logique est le suivant : devis ou proforma → bon de commande → (facture d’acompte) → livraison → facture définitive → paiement du solde.
TVA et comptabilité : ce que change la proforma (rien)
Pas de TVA à reverser sur une proforma
Vous pouvez faire figurer la TVA sur une proforma. C’est même conseillé, pour que le client connaisse le montant TTC qu’il paiera. Mais cette TVA est indicative. La proforma ne déclenche aucune TVA à reverser.
Ce qui rend la TVA exigible, c’est le fait générateur défini par l’article 14 du Code des taxes sur le chiffre d’affaires (CTCA) :
- Pour les ventes de biens : la livraison juridique ou matérielle de la marchandise.
- Pour les prestations de services : l’encaissement total ou partiel du prix.
Attention : pour les prestations de services, un acompte encaissé sur la base d’une proforma rend la TVA exigible sur la part encaissée. Vous devez la déclarer sur votre déclaration G50 du mois concerné, même si la facture définitive n’est pas encore émise. Pour les détails sur les taux et les régimes, consultez notre guide sur la TVA en Algérie.
Pas d’écriture comptable sur une proforma
Une proforma n’est pas une pièce comptable. Elle ne s’enregistre ni en ventes (classe 7) ni en achats (classe 6), et elle ne justifie pas une TVA déductible chez votre client.
Seule la facture définitive :
- Chez vous, constate le chiffre d’affaires (compte 70) et la créance client (compte 411).
- Chez votre client, justifie la charge ou l’immobilisation et la TVA déductible.
Pour comprendre où va chaque montant, voyez notre article sur les classes 6 et 7 du plan comptable algérien.
Exemple chiffré : de la proforma à la facture définitive
Une agence de communication est soumise à la TVA. Elle réalise une campagne pour une PME, une prestation de services facturée au taux normal de 19 %.
| Étape | Document | Montant | TVA à déclarer |
|---|---|---|---|
| 2 mars | Proforma PF-2026-014 (valable 30 jours) | 500 000 DA HT + 95 000 DA TVA = 595 000 DA TTC | Aucune |
| 10 mars | Bon de commande du client + acompte de 30 % encaissé | 178 500 DA TTC | 28 500 DA sur la G50 de mars |
| 30 avril | Fin de la campagne : facture définitive FA-2026-052 | 595 000 DA TTC, acompte de 178 500 DA déduit, reste 416 500 DA | Aucune tant que le solde n’est pas encaissé |
| 15 mai | Encaissement du solde | 416 500 DA TTC | 66 500 DA sur la G50 de mai |
Au total, 95 000 DA de TVA ont été déclarés, soit exactement la TVA de la facture. Mais ils ont été déclarés au rythme des encaissements, pas à la date de la proforma ni à celle de la facture.
Attention : pour une vente de marchandises, la logique change. La TVA devient exigible à la livraison, quelle que soit la date du paiement (CTCA, article 14).
Les 5 erreurs les plus fréquentes
- Intituler la proforma « Facture ». Sans la mention « proforma », votre document peut être pris pour une vraie facture, par le client comme par un contrôleur.
- Utiliser la même numérotation que vos factures. Vous créez des « trous » dans votre facturier, qui doit être une série ininterrompue (décret n° 05-468, article 10). Gardez une série PF-… à part.
- Ne jamais émettre la facture définitive. Le client a payé sur la proforma, et la vente reste sans facture. C’est un défaut de facturation, puni d’une amende de 80 % du montant (loi n° 04-02, article 33).
- Oublier la TVA sur un acompte de prestation. L’encaissement rend la TVA exigible (CTCA, article 14). Ne l’attendez pas pour la facture finale.
- Laisser la proforma sans date de validité. Six mois plus tard, le client vous réclame l’ancien prix. Indiquez toujours une durée de validité.
En résumé
| Question | Facture proforma | Facture définitive |
|---|---|---|
| Quand l’envoyer ? | Avant la vente | Dès la livraison ou la fin de la prestation |
| Est-elle obligatoire ? | Non | Oui |
| Sert-elle de preuve de vente ? | Non | Oui |
| Faut-il reverser la TVA ? | Non (sauf acompte encaissé sur une prestation) | Oui, selon le fait générateur |
| Va-t-elle en comptabilité ? | Non | Oui |
| À qui sert-elle ? | Banque, douane, service achats du client | Client, fisc, comptable, contrôle |
Et maintenant ?
Proforma, acompte, facture, TVA : chaque document a son moment, et une erreur de chronologie peut coûter cher en contrôle. Chez ComptaLégal, nos experts-comptables agréés vérifient vos modèles de documents, enregistrent vos factures au bon moment et déclarent la bonne TVA chaque mois.
